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書籍內容

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  • 內容簡介
  • 目錄
∣行事曆記錄什麼,反映了一個主管的「腦」∣   執行者的行事曆,是單打獨鬥的光榮紀錄   寫得密密麻麻,通常戰績愈好   主管的行事曆,則是領導團隊的「指揮塔」   必須一目瞭然,才能運籌帷幄     ★隨書收錄作者設計的三款行事曆表格:   「跨頁週間行事曆」、「年間活動筆記」、「五週行事曆表格」       身為主管的你,是否遇過以下場面:   永遠有數不清的會議等著你;   好不容易滿足上司的要求,轉頭又得為部屬收拾殘局;   永遠都在回E-mail,可能還無法順利交辦給部屬……   原因在於──   當上主管之後,你的「時間運用模式」並沒有跟著升級!        ◎一流主管的行事曆就要像個「指揮塔」   主管最重要的任務,已經不是凡事親力親為,而是「推動屬下的工作」以及「提高團隊成果」。所以,在每天有限的時間中,不僅要做好自己的工作,更要整合團隊,妥善交辦屬下各項事務。   因此,主管的行事曆手冊所記錄的要項,應該是根據這兩大目標,所發展出來的工作重點。如此一來,這行事曆就會像個戰略計劃的指揮中心,引領主管看見全貌,在腦中產生組織的運作想像,帶領部下分頭進行,做出成果。        ◎為什麼「跨頁週間行事曆」能有效管理團隊?   作者田島弓子曾在微軟業務部擔任高階主管,帶領團隊做出佳績。他管理行程時,除了運用Outlook外,還大量使用行事曆手冊、筆記本等傳統工具,他發現藉由「手寫」,能在腦中盤整團隊進度,思考下一步的指示。      而他最推崇的就是「跨頁週間行事曆」。而且一定要找以下這種:   --以週為單位,跨頁設計   --左頁顯示週一至週日,右頁則空白   --最好是線圈裝,可攤開在桌上      善加利用這種格式的行事曆,可幫助主管建立「管理腦」。   這是怎麼做到的呢?      →「以週為單位」思考,最利主管掌控大局   以一週為單位的行事曆,能幫助主管俯瞰全貌,看著本週思考下週、甚至更長遠的計畫。還能回推時間,提醒部下此刻該做什麼,藉此管理團隊進度。   →左右頁互相對照連動,「每日」工作事項扣緊「本週」目標不疏漏   切出本週的業務目標,寫在行事曆右頁,再化約成工作要項,填入左頁的每日待辦清單。以跨頁對照,就能清楚確保目標與工作進度不落後。   →主管的待辦事項,占比最高的應該是「交辦事項」   身為執行者,你可能會在行事曆寫「幾點該完成資料」,但是當主管後就變成「指示部下A製作資料」,因為主管的重點工作就是站上指揮塔,好好分派各項工作,才能讓組織運作順暢。   →部下的預定工作,也要寫進行事曆   將交給部下的工作事項寫進行事曆,有利主管促使部下行動,當部下遇到困難時,也能馬上掌握狀況,一邊給予協助,不會因為突發狀況太多,而拖累整個團隊。   →主管也要自己預約自己的時間   主管每天都有開不完的會議,以至於經常無法集中注意力。這時,主管更需要為自己預約「一人的祕密會議」,讓自己擁有一小時左右的獨處時間,思考商業策略等具前瞻性的想法。        ◎善用辦公文具輔助多層次的管理   書中收錄更多的辦公文具活用術,幫助所有主管,逐步打造優秀「管理腦」,順利帶領團隊,包括:   →用「A4紙」製作多工管理的行事曆   一般制式月曆無法跨月管理,這時就用A4影印紙製作橫跨五週的行事曆,尤其適合需要管理多項業務、看出三十至四十天內的進度時。   →利用「便利貼」為行事曆加料   便利貼能隨寫隨貼,方便寫上各種補充資訊,貼在行事曆或筆記上,輔助管理需要特別注意的事項。   →「白板」是沙盤推演的最佳工具   白板面積足夠大,最適合把腦中想法全部列在上頭,藉此綜觀全盤,找出正確策略。   →用「筆記」贏得人心的小訣竅   談話時一邊寫筆記,部下就會覺得自己的主管正認真傾聽,發揮「帶心」的管理法則。    本書特色   1.本書藉由改變辦公用具的使用方式,幫助讀者習得主管的工作方式及思考模式。讓主管得以面對龐大的業務及突發狀況,順利將團隊的工作成效提升到最大。   2.書中附上獨創的「跨頁行事曆」、「年間活動筆記」、「五週行事曆表格」範本,有助於主管掌控全局,以有彈性的方式進行工作,避免因為擔心進度而引發焦慮。    名人推薦   Ada(林珮玲)∣筆記女王   鄭緯筌∣臺灣電子商務創業聯誼會理事長、Vista讀書會發起人   ──熱情推薦