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- 作者： 蔡賢隆 、 劉翠 (著)
- 學科分類： 應用科學類
- 書籍分類： 工作‧職場
- 出版社： 崧燁文化事業有限公司
- 出版地：臺灣
- 出版日期：2020
- 語文：繁體中文
- ISBN/識別號：9789865164850
不當職場花瓶：優秀祕書的八堂課，千頭萬緒的代辦事項，都由我們一肩扛！
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書籍內容
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身為一個專業的祕書或助理，可不能只當漂亮的花瓶
把每一件簡單的事做好就是不簡單，把每一件平凡的事做好就是不平凡
你以為祕書的工作是端茶倒水，偶爾整理資料、打打報品？
卻不知其中學問大得很！
從形象管理、日常接待，到職能培養、公關能力……讓自己成為無人可取代的中堅員工！
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★第一印象超重要，能力再強也不能不打扮
超實用職場化妝術、穿搭術不藏私大公開！
俗話說自然就是美，這句話當然沒錯，
但畢竟外表才是給人的第一印象，視情況打扮打扮自己也是很重要的！
☆職場潛規則？請勇敢說「不」！
堅持到底的心態固然重要，但也毋須容忍一切不合理的事物，
如何做到不與人撕破臉、給對方台階下又清楚表達自己的想法呢？
★不該知道的事情別亂問，當心踩到大雷
過於八卦容易讓人聯想到做事不謹慎、口風不緊等負面印象，
有時事情知道太多反而將自己捲入危機中？少說話多做事自有一定道理！
☆建立自己的人脈關係網
當個好祕書可不能畏首畏尾！一味膽怯害羞做不成大事，
一個人往往做不了太多事情，請讓人脈成為自己的墊腳石！
★身處資訊時代，請跳脫原始生活
在這個資訊爆炸的時代，隨時掌握第一手消息才能成為上司的神助攻，
學會使用各種辦公室軟體和自動化設備是基本功！
☆分清主次，高效率的工作
祕書的工作內容千頭萬緒，一不小心可能在小事上花太多時間，延誤了重要事情，學會分清每件事的輕重緩急，才能真正做到高效率的工作！
- 目錄
-
前 言 - 第一章 形象管理，好祕書要有好形象
- 打造祕書的黃金形象
- （一）髮型設計規範
- （二）眼睛
- （三）鼻子
- （四）嘴唇
- （五）眉毛
- 祕書的著裝有所講究
- 一、要注意外在形象的穿著
- 二、保持大眾化
- 三、切忌標新立異
- 四、保持清潔與健康
- 五、不要戴首飾
- 六、要注意「配套」
- 祕書的化妝要得體適度
- 一、圓形臉
- 二、橢圓形臉
- 三、方形臉
- 四、長形臉
- 五、倒三角形臉
- 六、三角形臉
- 好祕書的舉止要優雅
- 一、站姿要有風度，要得體
- 二、坐姿要端莊大方
- 三、走姿要灑脫
- 四、蹲姿要優雅
- 掌握同事之間相處的禮儀
- 一、互相尊重
- 二、有好事要通報
- 三、熱情的幫同事傳話
- 四、主動幫忙
- 五、外出要互相告知
- 六、接受同事的小吃
- 七、對每一個人都保持平衡
- 握手的禮儀
- 一、握手的次序。
- 二、握手的力度。
- 三、握手的時間。
- 祕書必知的接待禮儀
- 接聽電話的禮儀和技巧
- 一、接聽一部電話的禮儀
- 二、同時接聽多部電話的禮儀
- 在工作中保持微笑
- 一、微笑的方式
- 二、笑容的禁忌
- 第二章 職業素養，以最好的素養贏取人心
- 優秀祕書必備的職業道德
- 優秀祕書必須具備的能力
- （一）表達能力
- （二）學習閱讀能力
- （三）社交能力
- （四）判斷能力
- （五）掌握外語的能力
- （六）電腦操作能力
- （七）創新能力
- （八）運用WTO規則的能力
- 優秀祕書必備的良好性格
- 一、豁達開朗
- 二、意志堅強
- 三、敏捷應變
- 四、幽默風趣
- 五、友愛合作
- 六、心思縝密、周詳
- 優秀祕書必備的時間管理能力
- 一、有計劃、有組織的進行工作
- 二、分清工作的輕重緩急
- 三、合理分配時間
- 四、與別人的時間取得協作
- 五、制定規則，遵守紀律
- 六、考慮到不確定的因素
- 七、管理好主管的時間
- 優秀祕書必須掌握的知識體系
- 一、有限責任公司
- 二、股東大會
- 三、董事會
- 四、監事會
- 五、組織結構
- 六、股票常識
- 七、外匯金融常識
- 八、法律常識
- 九、財務常識
- 優秀祕書應樹立的職業觀念
- （一）服從觀念
- （二）參謀觀念
- （三）全局觀念
- （四）資訊觀念
- （五）創新觀念
- （六）效率觀念
- 優秀祕書必備的基本功
- （一）政治理論能力
- （二）邏輯思維能力
- （三）政策法規能力
- （四）企業經營管理能力
- （五）專業技術業務能力
- （六）公文寫作能力能力
- 主管最欣賞的十種優秀祕書
- 一、有主見的人
- 二、尊重主管時間的人
- 三、任勞任怨的人
- 四、敬業的人
- 五、勇於承擔壓力與責任的人
- 六、提前上班的人
- 七、善於學習的人
- 八、說話謹慎的人
- 十、做事細心的人
- 第三章 實務技能，做一個訓練有素的好祕書
- 辦公室管理實務
- （一）如何對辦公室進行布局與布置
- （二）辦公室管理的內容與要求有哪些
- 文件檔案管理實務
- 一、文件櫃的使用
- 二、文件檔案的保存
- 三、文件檔案的檢索
- 印信工作管理實務
- （一）熟悉關防章的樣式、種類和刻製。
- （二）如何保管和使用關防章。
- （三）介紹信的保管和使用。
- 保密工作實務
- 會議籌劃與管理實務
- 一、確定會議目的，明確會議的主題
- 二、制定會議議程，安排活動程序，並準備相應的材料
- 三、仔細研究與會者的資料，並做好準備工作
- 四、要考慮時間和地點，布置會議場地，並安排專人負責
- 五、如果需要，安排禮儀小姐，負責接待、導覽和解釋相關的詢問
- 日常接待工作實務
- 一、接待準備工作
- 二、正式接待工作
- 三、善後總結工作
- 資訊的收集與管理實務
- 一、資訊收集的原則
- 二、資訊收集的方法
- 第四章 溝通藝術，做優秀祕書必備的能力
- 好祕書一定要協調好人際關係
- 巧妙化解矛盾和衝突
- 一、退卻迴避法
- 二、安撫遷就法
- 三、妥協法
- 四、硬逼決戰法
- 五、解難協作法
- 不同的主管，不同的應對方式
- 一、能力平庸的主管
- 二、傲慢型主管
- 三、疑心重的主管
- 如何面對難相處的同事
- 一、如何與口蜜腹劍的人相處
- 二、如何與尖酸刻薄的人相處
- 三、如何與挑撥離間的人相處
- 四、如何與翻臉無情的人相處
- 五、如何與憤世嫉俗的人相處
- 六、如何與躊躇滿志的人相處
- 七、如何與心胸狹窄的人相處
- 八、如何與城府深的人相處
- 九、如何與對自己有意見的同事相處
- 十、如何與利用你的同事相處
- 十一、如何與虛偽高傲的同事相處
- 十二、如何對付同事的惡意攻擊
- 十三、如何應對排擠你的同事
- 誠懇主動道歉
- 掌握讚美主管的藝術
- 向主管提意見要注意方式
- 祕書要懂得拒絕的藝術
- 一、時刻準備好說「不」。
- 二、用沉默表示拒絕。
- 三、用拖延表示你的拒絕。
- 四、用迴避表示拒絕。
- 五、選擇其他話題說出「不」。
- 六、用反詰表示你的意見。
- 七、友好的說「不」。
- 八、巧妙的說「不」。
- 十、用幽默方式說出「不」。
- 第五章 文書寫作，練好自己的「筆桿子」
- 如何寫會議類文書
- 致詞稿的寫作
- 一、致詞稿的種類
- 二、長官致詞稿的特點
- 三、長官致詞稿的草擬
- 四、長官致詞稿的語言風格
- 五、長官致詞稿的注意事項
- 開幕詞的寫作
- 一、開幕詞的作用
- 二、開幕詞的寫作
- 三、開幕詞的注意事項
- 閉幕詞的寫作
- 一、閉幕詞的作用
- 二、閉幕詞的寫作
- 三、閉幕詞的注意事項
- 會議提案的寫作
- 一、會議提案的作用
- 二、會議提案的寫作
- 三、會議提案的注意事項
- 會議紀錄的寫作
- 一、會議紀錄的寫作
- 二、會議的組織情況
- 三、會議的內容
- 四、會議紀錄的範本
- 請柬的寫作
- 一、請柬的種類
- 二、請柬的作用
- 三、請柬的寫作
- 四、請柬的注意事項
- 賀信的書寫
- 一、賀信的種類
- 二、賀信的寫作
- 三、賀信的注意事項
- 如何寫生活類文書
- 聘請書的寫作
- 一、聘請書的作用
- 二、聘請書的格式
- 三、聘請書的注意事項
- 慰問信的書寫
- 一、慰問對象和範圍
- 二、慰問信的寫作
- 三、慰問信的注意事項
- 感謝信的寫作
- 一、感謝信的寫作
- 二、感謝信的注意事項
- 第六章 公關能力，好祕書離不開交際應酬
- 建立良好的人脈網路
- 學會傾聽的藝術
- 一、要聽說話者所說的全部意義，而不是斷章取義
- 二、要對所聽到的情感做出反應
- 三、注意說話者在傳達訊息中所使用的所有暗示
- 四、非必要時，避免打斷他人的談話
- 五、暗中回顧，整理出重點，並提出自己的結論
- 好祕書要有一定的演說能力
- （一）借景生題
- （二）引人入勝
- （三）激發聽眾興趣
- （四）抓緊人心
- （五）直入式開場
- 祕書要掌握送禮的藝術
- 一、選擇禮物
- 二、送禮的場合與時機
- 三、國外贈送禮物的禮儀
- 提高談判的語言能力
- 一、交鋒前的鋪墊
- 二、交鋒中的鋪墊
- 提高說服力的七大竅門
- 一、掌握說服要點
- 二、說服前先聽對方說
- 三、建立信任的關係
- 四、周密的論證
- 五、指示要明確
- 六、懇切的的引導對方
- 七、適當的讓步必不可少
- 第七章 辦公自動化，好祕書不可缺少的工具
- 印表機的使用與維護
- 一、印表機的相關知識
- 二、印表機的操作
- 影印機的使用與維護
- （一）影印機的相關知識
- （二）影印機的操作
- （三）影印機的保養與維護
- 傳真機的使用與維護
- （一）傳真機的相關知識
- （二）傳真機的操作
- （三）傳真機常見故障與處理
- 掃描器的使用與維護
- （一）掃描器的相關知識
- （二）掃描器操作
- （三）掃描器的保養與維護
- 數位相機的使用與維護
- （一）數位相機的相關知識
- （二）數位相機的操作
- （三）數位相機的保養
- 數位攝像機的使用與維護
- （一）數位攝影機的相關知識
- （二）數位攝影機的操作
- （三）數位攝影機的注意事項
- 碎紙機的使用與維護
- （一）碎紙機的保養
- （二）常見問題
- 第八章 職業習慣，高效率的開展工作
- 把敬業當成一種習慣
- 工作面前無小事
- 祕書不要陷入網路泥潭
- 科學有效的利用時間
- （一）善於集中時間
- （二）要善於把握時間
- （三）要善於協調兩種時間
- （四）要善於利用零散時間
- （五）善於運用會議時間
- 今日事，今日畢
- （一）分類找原因。
- （二）大臘腸切片。
- （三）引導式工作。
- （四）五分鐘計畫。
- 視誠信如生命
- 祕書要注重細節
- 虛心向身邊的人學習
- 要事第一，分清主次
- 版權頁
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